Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier (hard-copy). De gegevens worden via de leiding van de speltak aan de ledenadministratie (gegevensbeheerder) verstrekt. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het inschrijfformulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren

Scouting Bolstergroep Riel hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan (voedsel-)allergieën of medicijngebruik. Bij de lidmaatschapregistratie dient het gezondheidsformulier hard-copy te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde formulieren worden per speltak zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na het overvliegen van het lid naar een volgende speltak of bij beëindiging van het lidmaatschap vernietigd.Scouting Bolstergroep Riel mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een hard-copy registratieformulier. De ingeleverde formulieren worden per speltak zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd. De registratie formulieren worden na de activiteit vernietigd.

Financiële gegevens

De contributie wordt via facturen geint. De penningmeester van de Bolstergroep heeft inzicht in de financiële gegevens. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de (bege)leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Bolstergroep Riel maakt gebruik van een Facebook-pagina ter promotie. Relevante lidmaatschapsinformatie wordt uitsluitend gedeeld via besloten facebookgroepen per speltak, die uitsluitend toegankelijk zijn voor leden, ouders/verzorgers van deze leden en (bege)leiding.

Op www.scoutingriel.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website. Op de website is openbaar algemene informatie over Scouting Bolstergroep Riel te vinden. In een afgesloten deel van de website kunnen leden, na inloggen, beeldmateriaal vinden. Deze inlogcode wordt jaarlijks aan het begin van het seizoen vernieuwd en verstrekt aan alle leden.

Beeldmateriaal

Scouting Bolstergroep Riel maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Bolstergroep Riel en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken en/of publiceren van beeldmateriaal van het betreffende lid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Bolstergroep Riel is terug te vinden via www.scoutingriel.nl en op te vragen via de ledenadministratie: ledenadministratie@scoutingriel.nl

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het
‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Rechten AVG-wetgeving

De AVG biedt verschillende rechten die individuele personen kunnen uitoefenen wat betreft hun persoonsgegevens. Het gaat bijvoorbeeld om het recht van inzage, verbetering of verwijdering van data, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens en het recht om gegevens mee te nemen (dataportabiliteit). Meer informatie is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je kan deze rechten uitoefenen door een verzoek per e-mail te versturen naar ledenadministratie@scoutingriel.nl. Alle verzoeken worden binnen uiterlijk vier weken afgehandeld